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每个纳税户的税额依据实征册来计算。至少理论上要求算出一个极其精确的比率，以保证同本县税额完全相符〔6〕。从1583年起，所有各省和直隶各府都编辑了《赋役全书》〔7〕。《赋役全书》罗列了所有的赋役及耗派项目，一直到县一级。其目的是固定十年内的年度预算，下次编辑再行修改。然而，固定的预算也只是一个指导性方针，实际征收时每年都要调整。
在每一个县，漕粮、南粮、北边粮以及对拨地方的额度都差不多是固定的。任何一项税收都可以部分折纳银两。折纳的数量与折纳比率由上级部门决定，有时候也必须修改。解运方式与折率的变化不可避免地会影响到地方一级的征收，每一个纳税户的数额也要重新计算。
在浙江的一些地区，知县对纳税田土进行分类，下等瘠田的税收永久折银。仅在一些县的中心地区的纳税田土还部分地收纳实物，因此还受折纳比率的影响〔8〕。
地方坐办和额外的里甲需索也同样影响到税收分摊。因为在原则上，每一种税收都必须平摊到每一个纳税人、每一亩纳税田地之中。南直隶徽州府的“坐办”很多，数额虽小，但很频繁。为了减少文移之烦，知府要事先从罚赎金中拿出资金先行动支抵解。这些小额征需料价积累到一定数量，知府就会把它们合并分派到下属各县。同时，府里还要多征收额外之费以弥补府库预先垫付的费用。因为这一做法有违常规，1557年，巡抚下令将其废除。从那以后，凡坐办一应钱粮，立即逐项行县，府衙派征于每个税户的期限通常为两个月〔9〕。
征税准备过程中需要大量的文书工作，这主要集中在县一级。1558年的法令规定每一纳税户事先要从知县处得到钱粮文册（被称做“由帖”，有时也称为“青由”）〔10〕，其形制标准由户部确定。但因为各地税收法规不一，无法对各县统一标准，因此地方官员有必要制作他们自己的钱粮文册〔11〕。另外，各户发给青由之后，其一时加派，也要一例均派，知县另给印信小票，解释加派的性质、加派的授权部门及折纳比率〔12〕。一个中等的县大约有20000纳税户，人口多的县可能超过100000户，但是一个县税收部门的吏书人员一般不会超过6人（实际上，除了文书职役之外，还有非正式的帮手，可参见第四章第四节）。
知县的事务性工作很多，包括确定税率，配合上级部门安排税粮解纳，佥派民间税收代理人，分派税收解运，调整税收期限，进行税收听证。知县总是过多地忙于这些事务，很少去关注税收过程中一些技术性、细节性问题。钱粮文册通常是留给书算手一类文书人员去准备，但对其又缺乏监督。这些下层吏书长年操持部门的日常事务，蠹橐其中，作弊钱粮，这是明代行政管理上的一个突出特点，也成为弊孔多端的重要原因〔13〕。大约在1582年，赵用贤（1535—1596）考察了其故乡南直隶常熟县的情况后指出有些小户土地被洪水冲毁，钱粮应予开除，但如果他不重贿“世主其籍”的猾胥，则要照纳无误〔14〕。
由于地方政府缺少办事人员，税收程序又相当复杂，因此缺乏一个有实际有效的方法去检查钱粮文册是否与农村实际情况相符。16世纪晚期，一些地方官员开始进行改革，同时也力图保持本地区的税收稳定。他们知道任何对税收的重新调整，总是为那些里胥及收兑诸人敛财受贿大开方便之门，从而损害了纳税人的利益。要想避免这种情况，只有进行专门的改革，并且在严格的监督管理之下实施。“一条鞭法”的改革实际上就是想永久地固定这些税收账目。当税额被固定为“一条鞭银”之后，大多数地方官员是反对任何进一步的对钱粮文册的修改，惟恐破坏税收稳定。尽管一些官员认为这一改革有很多问题，但他们也感到相对于改革之前，情况有了很大的进步〔15〕。某些地方宣称税收无论“加编”，还是“稍减”都会产生危害〔16〕。在王朝最后的25年中，因为《赋役全书》已经刊行，税收册籍勒石为记〔17〕，所以许多县都力图固定“丁”的数量（见第三章第三节），这部分反映了求稳的愿望。
然而，正如已经论述的那样，期望的稳定只能维持很短的时间。税收账目固定不变只可能在行政管理简单明了的地区有效果。但在中国南部和中部发达地区，由于有许多外来因素的干扰，赋税征收变得相当复杂，这种想法根本不切合实际。
<h4>税收代理人</h4>
在“一条鞭法”的早期研究中给人们造成了这样一种印象：在16世纪晚期，人民依次来到县衙门前缴纳赋税，自己包封银两，亲自投入木制的银柜中，而不受官方监督者的干涉〔18〕。这种描述当然有一定的依据，包括浙江会稽县、南直隶淮安府等地的地方志中都有如此的描述〔19〕。“木柜”的使用后来又从南直隶扩展到山东、山西、河南及北直隶。然而，这种有秩序的投纳税银并不代表全部内容，这些记述都忽视了明代赋税征收过程中不可避免出现的各种高压、残暴和欺诈行为。
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